- Utbildare: Mats Johansson
- Längd: 3,5 timmar
Välkommen till vår introduktionsutbildning om e-arkiv för offentliga verksamheter – en oumbärlig guide för er som vill komma igång med digital arkivering, men inte riktigt vet hur ni ska starta processen och navigera de största utmaningarna.
Oavsett om du är nybörjare eller har erfarenhet av e-arkiv, kommer denna utbildning att ge dig de verktyg och insikter du behöver. Vi går igenom begreppen och historiken kring e-arkiv, och varför det är kritiskt att förstå dess roll i din organisation. Därefter tar vi dig vidare genom processen att anskaffa ett e-arkiv, med fokus på både externa och interna faktorer. Här diskuterar vi allt från rättsfall och marknadsläget till tekniska och organisatoriska förutsättningar. Du får också praktiska råd kring hur du undviker vanliga fallgropar.
Med dessa grundläggande kunskaper kan du bidra till att din verksamhet inte bara lyckas med implementeringen av ett e-arkiv, utan även kan bygga en långsiktig strategi för informationshantering. Målet är att förbereda upphandling och införandet av en effektiv e-arkivlösning samt att säkerställa att samtliga förvaltningar kan samarbeta för att uppnå detta.
Mats Johansson är enhetschef vid Stadsarkivet i Lund och är även ansvarig för SkånEarkiv, en framgångsrik e-arkivsamverkan för totalt 19 kommuner, och därmed ett av landets största samarbeten kring e-arkiv. Mats har en bakgrund som arkivarie och servicechef vid Malmö tingsrätt och ansvarade då både för diariet och arkivverksamheten. Han undervisade under sin tid i domstolsvärlden på nationell nivå i arkiv- och registreringsfrågor.
Mats har även arbetat i Region Skåne som enhetschef med ett liknande ansvar. Han kom till Lunds kommun 2019 och har varit ansvarig för att bygga upp e-arkivsamverkan för 19 kommuner. Två gånger har Mats upphandlat e-arkiv och han gjort förstudier för statliga myndigheter. Erfarenheterna resulterade 2023 i boken Att upphandla och driva e-arkiv – Marknad, omvärld och behov. Mats har föreläst flitigt på temat varför det går så trögt med e-arkiveringen i Sverige och har gjort sig känd för en för arkivsektorn ovanlig rättframhet. Han har tankar både om vilka e-arkiv som går att arbeta i och hur arbetet ska organiseras. Mats är utöver arbetet i kommunen även verksam som arkivkonsult och har anlitats av domstolar, men även av en handfull andra statliga myndigheter.
Arkivarier, registratorer, m.fl. som berörs av e-arkivering.
-
Teoretisk inflygning: Begrepp och historik
- OAIS-modellen
- Var är ett e-arkiv? Vad kan hända om ni inte förstår vad det är?
- E-arkiv i Sverige – en kort historik.
- När är information arkiverad?
- ”Mellanarkiv” och andra begrepp
Det ni behöver veta om att anskaffa e-arkiv I: Omvärlden
- Rättsfall om e-arkiv
- Marknaden
- Leverantörerna och kundnöjdheten
- Varningsflaggorna
- Mina erfarenheter
- Hur ni ska anskaffa ert e-arkiv
- Behovsprofil – vad ska ni ha e-arkivet till?
- Övergripande metod
- Produkt eller tjänst?
- Vanliga misstag
- Vem ska bestämma?
Det ni behöver veta om att anskaffa e-arkiv II: Er leveransförmåga
- Den tekniska leveransförmågan
- Den organisatoriska leveransförmågan
- Kulturen, bekvämlighetszonen
- Ekonomin, leveransviljan
- Kommunikation, samspel mellan förvaltningar och e-arkiv, roller och ansvar
- Kompetensbehov och hur ni ska organisera er
Så kommer ni vidare
- Aktiviteter ni ska undvika
- Aktiviteter ni ska genomföra
- Pick-grafen eller äppelträdsmetaforen
- Det ni ska göra utöver leveranser
- Att börja förstå varför det är så svårt för så många: En hypotes om kulturen och dess betydelse
- Frågor, avslutning, sammanfattning och slutsatser
Klicka på videon för att provtitta.
